Barrierefreie PDFs mit Adobe InDesign erstellen: Der echte PDF/UA-Workflow

„Mir raucht der Kopf. Das ist mir alles zu anstrengend. Warum muss ich das noch lernen — das kann doch sowieso bald die KI!“

Diesen Satz höre ich in Workshops und 1:1 Trainings öfter. Manchmal früh, manchmal nach der dritten Fehlermeldung im PAC-Checker. Und ich verstehe ihn.

Barrierefreie PDFs nach PDF/UA-Standard haben einen Ruf: kompliziert, zeitaufwendig, verteilt über ein halbes Dutzend Menüs, die niemand auf Anhieb findet. Wer zum ersten Mal versucht, ein InDesign-Dokument PDF/UA-konform zu exportieren, stellt schnell fest: Einen Knopf dafür gibt es nicht.

Mein erstes barrierefreies PDF war auch ein Versuch. Eher im Sinne von: Ich hatte eine Anforderung, ein offenes Dokument und das Fachbuch von Klaas Posselt auf dem Schreibtisch.

Was ich damals gelernt habe, und was ich seitdem in jedem Projekt neu erlebe: PDF/UA ist kein Klick-und-fertig-Prozess. Aber es ist ein Prozess, der sich lernen lässt. Und der, einmal verstanden, überraschend stabil funktioniert.

Was ist PDF/UA?

PDF/UA ist ein internationaler Standard, ISO 14289, für barrierefreie PDF-Dokumente. Er beschreibt, wie ein PDF technisch aufgebaut sein muss, damit es auch mit Screenreadern und anderen assistiven Technologien nutzbar ist.

Konkret bedeutet das: Das Dokument braucht eine logische Struktur, korrekt ausgezeichnete Überschriften und Listen, Alternativtexte für Bilder, eine definierte Lesereihenfolge und eine technische Kennzeichnung, die Hilfstechnologien erkennen.

Kurz gesagt: Ein PDF/UA-konformes Dokument muss nicht nur gut aussehen. Es muss technisch verständlich sein.

Das klingt nach viel. In der Praxis ist es vor allem eine Frage des richtigen Workflows, nicht des Aufwands.

Warum PDF/UA heute wichtig ist

Mit dem Barrierefreiheitsstärkungsgesetz ist digitale Barrierefreiheit für viele Unternehmen verpflichtend geworden. Betroffen sind Unternehmen mit mehr als zehn Mitarbeitenden und über zwei Millionen Euro Jahresumsatz. Die rechtliche Grundlage bilden die europäische Norm EN 301 549, die WCAG-Richtlinien und für Dokumente zusätzlich PDF/UA.

Das bedeutet in der Praxis: Barrierefreie PDFs sind kein Nischenthema mehr. Sie werden zunehmend Teil normaler Publishing-Workflows, nicht weil jemand sie besonders mag, sondern weil sie gefordert werden.

Und das ist eigentlich eine gute Nachricht. Denn wer den Workflow einmal verstanden hat, macht barrierefreie Dokumente nicht trotz der Anforderungen, sondern einfach so.

Was Adobe InDesign kann — und was nicht

InDesign ist ein starkes Werkzeug für die Vorbereitung barrierefreier PDFs. Absatzformate lassen sich mit PDF-Tags verknüpfen, Bilder mit Alternativtexten versehen, Inhalte als Artefakte kennzeichnen, Listen und Tabellen semantisch aufbauen, Hyperlinks und Lesezeichen exportieren. Genau hier entsteht die Grundlage für Barrierefreiheit.

Was InDesign nicht kann: automatisch vollständige PDF/UA-Konformität erzeugen, technische Prüfungen durchführen oder Barrierefreiheit validieren.

Das ist kein Fehler im Programm. Es ist eine Aufgabenteilung, die man kennen muss.

InDesign erstellt die Struktur. Die Konformität entsteht erst im nächsten Schritt.

Der echte PDF/UA-Workflow

Selbst wenn ein Dokument in InDesign sauber strukturiert und getaggt ist, fehlt nach dem Export in der Regel noch etwas: der PDF/UA-Identifier. Er steht in den Metadaten und erklärt, dass die Datei PDF/UA entsprechen soll. Er ist eine Erklärung, keine Bestätigung. Prüftools wie PAC melden die fehlende Kennung als Fehler. Ohne sie ist ein vollständig konformes Ergebnis nicht möglich. Mit ihr ist das PDF aber noch lange nicht automatisch konform, denn alle anderen Prüfpunkte bleiben bestehen. In InDesign lässt sich der Identifier nicht setzen.

Barrierefreie PDFs entstehen deshalb in der Praxis fast immer in drei Schritten.

Schritt 1: Struktur in InDesign vorbereiten

Hier entsteht die Grundlage. Absatzformate konsequent nutzen, Export-Tags korrekt zuweisen, Alternativtexte hinterlegen, Listen und Tabellen sauber strukturieren, Lesereihenfolge im Artikel-Fenster festlegen. Danach kommt der Export als getaggtes PDF. Dieser Schritt entscheidet später über die Qualität des gesamten Dokuments.

Schritt 2: PDF in Adobe Acrobat Pro finalisieren

Jetzt wird das PDF technisch abgeschlossen: PDF/UA-Identifier setzen, Struktur kontrollieren, Tags prüfen, Fehler korrigieren. Dieser Schritt dauert oft nur wenige Minuten. Ohne ihn kann das PDF nicht PDF/UA-konform sein.

Schritt 3: Barrierefreiheit prüfen

Zum Schluss wird validiert. Unter Windows mit Acrobat Pro und PAC 2026, unter macOS mit Acrobat Pro und axesCheck. Erst die Prüfung zeigt, ob das PDF technisch wirklich barrierefrei ist.

Wie aufwendig ist der Workflow wirklich?

Die ehrliche Antwort: Am Anfang dauert es länger, als man denkt.

Nicht weil der Workflow kompliziert wäre, sondern weil man erst einmal verstehen muss, wo in InDesign was steckt. Absatzformat-Optionen, Objekt-Exportoptionen, Artikel-Fenster — das sind drei verschiedene Stellen für drei verschiedene Aspekte der Barrierefreiheit. Wer das zum ersten Mal durcharbeitet, plant besser drei bis vier Stunden ein.

Mit etwas Routine sieht das anders aus. Viele Projekte liegen dann bei ein bis zwei Stunden, oft auch deutlich darunter. Der Workflow wird stabil, weil man weiß, was man tut.

Alternativen zum klassischen Workflow

Der Standardweg mit InDesign und Acrobat Pro ist der häufigste — aber nicht der einzige.

Wer regelmäßig große Dokumentmengen verarbeitet, kann den Workflow mit Plugins wie MadeToTag erweitern. Das Plug-in ergänzt InDesign um zusätzliche Accessibility-Funktionen, vereinfacht bestimmte Schritte und kann Prüfungen vorbereiten.

Eine andere Option ist das Outsourcing der finalen PDF/UA-Prüfung. Manche Teams übernehmen die Layout-Vorbereitung intern und geben das Dokument für die Konformitätsprüfung weiter — sinnvoll bei komplexen Dokumenten oder wenn intern noch wenig Erfahrung vorhanden ist.

Welcher Weg passt, hängt vom Dokumentvolumen, den internen Ressourcen und der Häufigkeit solcher Projekte ab.

Fazit: Barrierefreie PDFs sind ein Prozess — und das ist gut so

Zurück zu den Menschen in meinen Workshops, die sagen: Das ist mir alles zu anstrengend.

Ich verstehe das. Der Einstieg in PDF/UA ist unübersichtlich, weil die Funktionen in InDesign verteilt sind und man erst lernen muss, wie sie zusammenspielen. Das ist keine Frage der Intelligenz, sondern der Orientierung.

Und zur KI-Frage: Nein, die KI nimmt uns diesen Workflow nicht ab. Sie kann den PDF/UA-Identifier setzen, sie kann einzelne Schritte unterstützen. Aber sie versteht keine Dokumentstruktur, bewertet keine Lesereihenfolge und prüft nicht, ob ein Alternativtext tatsächlich sinnvoll ist. Das bleibt menschliche Arbeit.

Was bleibt: InDesign baut die Struktur. Acrobat setzt die Kennung und korrigiert Fehler. Die Prüfung zeigt, ob das PDF wirklich konform ist. Drei Schritte, ein stabiler Workflow.

Und wer diesen Workflow einmal verstanden hat, macht barrierefreie PDFs nicht trotz des Aufwands — sondern einfach so. Als Teil der normalen Arbeit.

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