Checkliste: So machst du dein InDesign-Dokument übersetzungsfähig und sparst Zeit und Geld

Für alle, die InDesign-Dokumente in die Übersetzung geben und ihr Dokument optimieren wollen

Übersetzungsprojekte mit anschließendem Fremdsprachensatz können eine echte Herausforderung sein und viel Zeit, Geld und Ressourcen verschlingen. Heike Burch, Gastgeberin des Publishing Podcast, wünschte sich im Interview mit mir eine Checkliste, auf die sie immer wieder zurückgreifen kann, wenn ein Übersetzungsprojekt mit Fremdsprachensatz ansteht. Denn viele Probleme lassen sich vermeiden, wenn bereits bei der Konzeption einer Broschüre oder eines Handbuchs an die Übersetzung gedacht wird. 

Diese Checkliste soll dir helfen, dein Dokument für den Übersetzungs-Workflow zu optimieren, damit es später in allen Sprachversionen leicht angepasst werden kann. So sparst du nicht nur Zeit und Geld, sondern stellst auch sicher, dass deine Dokumente nach der Übersetzung in den verschiedenen Sprachen konsistent sind. 

10 Tipps, wie du dein InDesign-Dokument für die Übersetzung vorbereitest 

Richtig teuer kann eine Datenaufbereitung werden, wenn ein Document Engineer dein Layout prüft und vor der Übersetzung alle problematischen Elemente aus deinem Dokument entfernen muss. Diese Arbeit nennt sich Cleaning und hat zum Ziel, dein Dokument für ein CAT-Tool fit zu machen. CAT ist die Abkürzung für Computer Aided Translation und bezeichnet eine Übersetzungssoftware, mit der professionelle Übersetzer:innen arbeiten.

Eins ist sicher: Und das kann ich dir aus meiner langjährigen Erfahrung im mehrsprachigen (Desktop-) Publishing sagen. Diese Kosten kannst du dir sparen. Mit diesen 10 Tipps zeige ich dir, worauf du achten solltest, um dein Dokument übersetzungsgerecht zu gestalten.

1. Informiere dich, in welche Sprachen bzw. in welche Zielmärkte übersetzt wird. 

Bei Übersetzungen ändert sich oft die Textlänge. Zum Beispiel ist  das Textvolumen im Englischen um ca. 10 % geringer, wenn vom Deutschen ins Englische übersetzt wird, im Französischen oder Russischen aber oft um 15-30 % höher. Dies kann erhebliche Auswirkungen auf dein Layout haben.

2. Plane dein Layout mit ausreichend Weißraum.

Je flexibler dein Layout und Gestaltungsraster ist, desto besser eignet es sich für viele Sprachen mit unterschiedlichen Textlängen. 

3. Prüfe den Zeichenvorrat deiner verwendeten Schrift. 

Wähle für dein Ausgangsdokument eine Schrift (am besten eine OpenType-Schrift) aus, die den Zeichenvorrat für die Zielsprachen enthält. Nicht jede Schrift ist gleich gut ausgebaut.  Kann meine Schrift überhaupt kyrillische Zeichen darstellen oder benötige ich für Russisch eine Ersatzschrift? Eine OpenType Pro mit dem Zeichenvorrat für Latin Extended 1 enthält zum Beispiel die Basisausstattung für west- und osteuropäische Sprachen. Solltest du in asiatische Sprachen übersetzen lassen, wende dich rechtzeitig an die Spezialist:innen deines Vertrauens für Fremdsprachensatz und besprich geeignete Schriften und Schriftkombinationen, die den Schriften im Ausgangslayout entsprechen. 

4. Der gesamte Text in deinem Dokument muss editierbar sein. 

Damit dein Text bei der Übersetzung vollständig erfasst wird, darf er nicht in Pfade umgewandelt werden. Überprüfe, ob Bilder und Grafiken, die in deinem Dokument verlinkt sind, Text enthalten, der übersetzt werden muss. Wenn deine Grafiken in einer anderen Anwendung (z. B. Adobe Illustrator oder Photoshop) erstellt wurden, extrahiere den Text und stelle ihn als Textdatei zur Verfügung.

Merke: Es verursacht immer zusätzlichen Arbeitsaufwand, wenn Texte vor der Übersetzung abgetippt werden müssen.

5. Gliedere deine Texte mit den richtigen Funktionen, definiere Absatz- und Zeichenformate für Überschriften, Fließtext, Listen, Bildunterschriften, Tabellentexte usw. und verwende diese konsequent in deinem Dokument.

Gewöhne dir an, sauber zu arbeiten. Das bedeutet, Formate zu verwenden und lokale Formatierungen zu vermeiden. Wenn z. B. fette oder kursive Hervorhebungen im Ausgangstext manuell erstellt wurden, können diese durch das CAT-Tool verloren gehen. Die Folge ist ein hoher Korrekturaufwand, der im Nachhinein teuer wird. Die richtigen Funktionen in Verbindung mit den zugewiesenen Absatzformaten ermöglichen weitere Automatisierungen, z. B. die automatische Generierung eines Inhaltsverzeichnisses, Stichwortverzeichnisses oder Glossars. Der Vorteil von Automatisierungen: Textänderungen werden nur an einer Stelle durchgeführt und der Rest wird per Knopfdruck aktualisiert.

6. Benutze verschachtelte Formate und integriere GREP in deine Absatzformate, um Satzregeln zu automatisieren.

Mit GREP-Stilen kann man z. B. auch festlegen, welche Schreibweisen für bestimmte Wörter oder Wortkombinationen gelten sollen oder Eigennamen hinterlegen, die nicht getrennt werden sollen. 

7. Verwende keine Absatzmarken mitten im Text. Verwende Tabellen, keine Tabs. Vermeide manuelle Umbrüche und Silbentrennungen. 

Wie bereits erwähnt, arbeiten professionelle Übersetzerinnen und Übersetzer mit so genannten CAT-Tools und nicht mit InDesign. Um einen Text aus einem Layout-Programm zu übersetzen, wird der Ausgangstext mit Hilfe eines XML-basierten Austauschformats aus dem Layout herausgezogen und überschrieben. Nach der Übersetzung wird die Übersetzung wieder passgenau ins Layout überführt. Bevor man Texte im CAT-System erfasst, müssen die Dokumente und Inhalte geprüft und optimiert werden. Denn es gibt eine Reihe von Elementen, die bei der Segmentierung Probleme bereiten können. Segmente sind Sinneinheiten. Tabs, Absatzmarken, manuelle Umbrüche und Trennungen stören die Segmentierung. Was bedeutet das? Wenn Sinneinheiten  durch diese Elemente zerrissen werden, können Übersetzer:innen im CAT-Tool nicht mehr erkennen, welche Segmente zusammengehören und können diese nicht übersetzen. Außerdem werden sie dadurch in ihrer eigentlichen Arbeit, dem Übersetzen, behindert.

8. Verwende auf keinen Fall getrennte Textrahmen für Überschriften und Fließtext.

Der Abstand zwischen Überschrift und Text ist schwer zu kontrollieren. Benutze stattdessen konsistent Absatzformate und arbeite mit der Einstellung Abstand davor oder Abstand danach.

9. Begrenze die Textrahmen nicht auf Textmenge der Ausgangssprache.

Verwende verkettete Textrahmen, damit längere Texte nicht im Übersatz verschwinden, sondern in den nächsten Textrahmen laufen. 

10. Verankere Bilder, Grafiken, Diagramme oder Zitate mit dem Textfluss.

Bilder und Grafiken beziehen sich oft auf eine bestimmte Stelle im Text. Wenn der Text von Übersetzungen länger ist, sollten sich diese Grafiken mit dem Text bewegen. Dies ist vor allem bei Handbüchern oder Schritt-für-Schritt-Anleitungen der Fall. Objekte, die ohne Verankerung platziert wurden, müssen nach der Übersetzung manuell an die richtige Stelle verschoben werden. Das bedeutet zusätzlichen Aufwand und höhere Kosten für die grafische Nachbearbeitung. Mit verankerten Objekten bist du auf der sicheren Seite. 

Das brauchen deine Übersetzer:innen

Hier noch ein paar Tipps, wie du deine Übersetzer:innen glücklich machst. Die Qualität einer Übersetzung kann nur so gut sein wie das Ausgangsmaterial. Schlechtes Ausgangsmaterial kann zu ungenauen Übersetzungen führen. Achte bei deinem Übersetzungsprojekt unbedingt darauf, dass du den Übersetzer:innen alle notwendigen Hintergrundinformationen und den Kontext zur Verfügung stellst, damit sie den Ausgangstext besser verstehen und eine präzise Übersetzung erstellen können. Du solltest ihnen auch Referenzmaterial oder Glossare zur Verfügung stellen, damit die Terminologie und die spezifischen Ausdrücke des Fachgebiets eingehalten werden. Außerdem sollte im Voraus vereinbart werden, wer für etwaige Änderungen oder Korrekturen verantwortlich ist und ob für die Einarbeitung zusätzliche Kosten anfallen. 

Fazit

Wenn du diese Tipps aus meiner Checkliste konsequent umsetzt, dann ist das schon die halbe Miete. Denn nicht zuletzt führen gut gestaltete Dokumente zu einer spürbaren Entlastung aller am Übersetzungsprozess und den nachgelagerten Layout- und DTP-Arbeiten Beteiligten. Denn alle arbeiten auf ein gemeinsames Ziel hin: das Gesamterscheinungsbild des Originals zu erhalten und eine qualitativ hochwertige Übersetzung in einem lesefreundlichen und einheitlichen Schriftbild unter Berücksichtigung der typografischen Konventionen der jeweiligen Sprache zu erstellen. 

Wenn du wissen möchtest, ob dein Layout für die Übersetzung geeignet ist, oder wenn du lernen möchtest, wie man Handbücher, Broschüren oder andere Dokumente in Adobe InDesign für die Übersetzung aufbaut, dann kontaktiere mich. Willst du auf Nummer sicher gehen, kannst du  mich auch für den Fremdsprachensatz buchen.